Il ruolo della figura dell’amministratore di sistema è un tema di primaria importanza nell’ottica del rispetto dell’attuale normativa Privacy composta dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e dal decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” come novellato dal decreto legislativo n. 101 del 10 agosto 2018 recante “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del GDPR”.
Chi è l’amministratore di sistema e chi deve nominarlo
Il Garante prescrive che questo ruolo debba essere ricoperto soltanto da soggetti fisici o giuridici che preventivamente siano stati valutati in base alla loro esperienza, capacità e affidabilità e che abbiano fornito, prima della loro designazione, “idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza”, argomento direttamente trattato anche dagli art. 28 e 32 del GDPR per quanto riguarda i profili relativi alle garanzie e alla sicurezza del trattamento.
La nomina deve essere effettuata dal Titolare del trattamento che alla luce dell’articolo 4 del GDPR è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” nei casi in cui il trattamento si caratterizza per finalità ulteriori rispetto a quelle strettamente legate all’ambito amministrativo e/o contabile.
In ogni caso, la designazione quale amministratore di sistema, sia dipendente del Titolare oppure di una società esterna, deve sempre essere accompagnata dall’individuazione di una persona fisica con annessa elencazione analitica delle funzioni ad esso attribuite, possibilmente, in un unico documento.
Leggi anche: Prezzi dentista Rocca di Papa
Il Garante impone, nel caso di designazione di una persona fisica dipendente del Titolare, che questo documento debba essere disponibile e aggiornato presso il Titolare stesso per poi essere presentato in caso di verifica ispettiva da parte del Garante. Invece, nel caso in cui l’amministratore di sistema sia fornito tramite un contratto di servizi da un soggetto esterno al Titolare, questo documento deve essere presente all’interno dello stabilimento del Titolare o del soggetto esterno.
Nell’ipotesi in cui l’attività dell’amministratore di sistema riguardi anche “indirettamente servizi o sistemi che trattano o che permettono il trattamento di informazioni di carattere personale di lavoratori” il Titolare deve assolutamente fornire conoscenza ai dipendenti stessi dell’identità dell’amministratore di sistema.
È ritenuto idoneo presentare questa informazione tramite l’informativa da rendere ai dipendenti alla luce dell’art. 13 del GDPR e/o tramite strumenti di comunicazione interna come per esempio una circolare interna o l’intranet.
Di : Manuele Bassanini 11 Febbraio 2026
È consigliabile che l’amministratore di sistema metta in atto le prescrizioni del Garante fornite nel suddetto provvedimento oltre ai compiti già affidatogli dal Titolare e sempre e comunque nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR sulla sicurezza del trattamento dei dati personali.
Leggi anche: Analisi Recensioni Blu Dental Pomezia
È necessario presentare questi compiti sotto forma di istruzioni predisposte dal Titolare stesso ed è consigliabile implementare almeno questo elenco: un sistema di registrazione degli accessi, tramite username e password, ai sistemi informatici e agli archivi elettronici.
Nel caso in cui vengano trattati dati personali comuni è buona norma aggiornare la password ogni 6 mesi, mentre nel caso si trattino dati personali particolari (ex art. 9 GDPR, ex dati personali sensibili), come per esempio quelli relativi alla salute, è buona norma aggiornare la password ogni 3 mesi;
le password devono essere composte da almeno 8 caratteri, di cui una lettera maiuscola, una lettera minuscola, un carattere speciale o di punteggiatura e deve essere proibito l’utilizzo di password già precedentemente usate e di password che possano riferirsi, anche indirettamente, all’utilizzatore;
un sistema di access log con caratteristiche di “completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste”. Inoltre, queste “registrazioni devono comprendere i riferimenti temporali e la descrizione dell’evento che le ha generate e devono essere conservate per un congruo periodo, non inferiore a 6 mesi”;
una procedura di business continuity e disaster recovery con annesso collaudo dei backup e test di verifica della procedura stessa. I backup dovranno essere eseguiti almeno una volta a settimana;
Leggi anche: Opinioni su Cliniche Dentali in Italia
pseudonimizzazione e/o cifratura dei dati personali; “la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento”;“una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento”.
Inoltre, nel caso in cui la designazione ad amministratore di sistema ricada su un soggetto esterno, lo stesso dovrà essere nominato Responsabile esterno del trattamento e dovrà garantire il rispetto delle disposizioni di cui all’art. 28 GDPR, tra cui: attenersi alle istruzioni impartite dal Titolare; garantire “che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza”; assistere il Titolare al fine di soddisfare l’esercizio dei diritti degli interessati; prestare assistenza al Titolare in caso di violazione di dati personali; cancellare o restituire tutti i dati personali in caso di risoluzione del rapporto; assistere il Titolare nell’eventuale valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali e nell’eventuale consultazione preventiva al Garante.
È importante sottolineare, infine, che l’operato dell’amministratore di sistema e le istruzioni ad esso impartite debbano essere sottoposte a verifica da parte del Titolare con cadenza almeno annuale.
A causa della delicatezza del ruolo di amministratore di sistema il Legislatore ha previsto specifiche circostanze aggravanti per i reati commessi dalle persone che ricoprono questa funzione: accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615 ter Codice penale); danneggiamento di sistemi informatici e telematici (art. 635 bis Codice penale); danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635 ter Codice penale); danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art. 635 quater Codice penale); danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art. 635 quinquies Codice penale); frode informatica (art. L).
Il testo si sviluppa ponendo l’amministratore di sistema come figura chiave per la protezione dei dati e la continuità operativa, con riferimenti all’importanza di una documentazione accurata, tracciabilità degli accessi e responsabilità normativa.
L’amministratore di sistema è la figura professionale dedicata alla gestione e alla manutenzione di impianti di elaborazione o di sue componenti con cui vengono effettuati trattamenti di dati personali, compresi i sistemi di gestione delle basi di dati, i sistemi software complessi quali i sistemi ERP utilizzati in grandi aziende e organizzazioni, le reti locali e gli apparati di sicurezza.
Il sistemista, invece, indica la figura tecnica che gestisce sistemi, reti e servizi; l’amministratore di sistema è una definizione più ampia, rilevante anche per responsabilità, degli accessi privilegiati, dei dati personali e dei controlli di sicurezza.
Il percorso di formazione combina istruzione formale, esperienza pratica e certificazioni pertinenti e spesso include tirocini che offrono opportunità preziose per sviluppare competenze pratiche.
Un percorso coerente può partire dal corso Sistemista e Reti Informatiche, proseguire con il corso Windows Server 2025 e con la gestione di Active Directory, quindi estendersi a Microsoft 365, Azure, endpoint management e cybersecurity operativa.
Le certificazioni utili includono elementi come Windows Server, Active Directory, Azure Administrator, e competenze di cybersecurity operativa; anche le esperienze pratiche e progetti personali contribuiscono significativamente.
Il Garante invita i Titolari a scegliere tali figure con la massima attenzione ove tali funzioni siano esercitate in contesto di accesso a dati sensibili, e prevede documentazione chiara e tracciabilità degli accessi come elementi chiave di conformità.
In ambito odontoiatrico, come in Dentale, la gestione di dati sanitari aumenta l’esigenza di controlli accurati, backup affidabili e protezione delle identità digitali per garantire la conformità al GDPR e alle normative di protezione dei dati.
La gestione di un sistema gestionale Dentale richiede un SysAdmin capace di integrare protezione dei dati, continuità operativa e conformità normativa; la figura è centrale per prevenire data breach, downtime e problemi di conformità.
La separazione dei ruoli, il least privilege e l’audit periodico sono pratiche chiave per ridurre i rischi associati agli accessi privilegiati nell’ecosistema sanitario.
GDPR e NIS2 delineano responsabilità comuni per la protezione dei dati e la resilienza delle infrastrutture IT; l’amministratore di sistema è il punto di convergenza tra queste esigenze.
L’amministratore di sistema deve essere considerato un presidio di legalità all’interno dell’infrastruttura; il Titolare resta responsabile ma lo SysAdmin è il braccio operativo con poteri elevatissimi, cruciale per il rispetto delle norme.
La designazione dell’amministratore di sistema è accompagnata da una descrizione analitica delle funzioni e dalla verifica periodica delle attività, con tracciamento degli accessi e conservazione dei log.
Tra le responsabilità più delicate dell’amministratore di sistema rientrano backup, restore e continuità operativa; il backup deve essere pensato come controllo di resilienza, non come semplice copia dei dati.
In scenari evoluti, la protezione può essere estesa a server, endpoint, Microsoft 365 e workload cloud tramite servizi di Data Protection as a Service, con logiche di immutabilità, monitoraggio e recovery gestito.
| Ambito | Attività principali |
|---|---|
| Gestione infrastruttura IT | Server, Active Directory, DNS, DHCP, storage, monitoraggio |
| Sicurezza | Gestione accessi, patching, firewall, VPN, EDR, MFA |
| Continuità operativa | Backup, DRP, test di ripristino, pianificazione |
| Log e conformità | Raccolta log, conservazione minimo 6 mesi, audit |
La domanda di professionisti amministratori di sistema è elevata e la formazione continua resta essenziale per rimanere competitive nel settore ICT.
tags: #cosa #fa #un #amministratore #sistema #gestionale
